Una ayuda pública o subvención puede venir muy bien para impulsar tu empresa o aliviar ciertos gastos. Pero lo cierto es que si se registra mal en la contabilidad puede suponer un grave problema para tu negocio.
No hablamos de una cuestión menor. A veces un error a la hora de imputar una subvención puede distorsionar totalmente el resultado del ejercicio o afectar al cierre contable; el error puede acabar reflejándose en tus declaraciones de impuestos y cuentas anuales, lo que implica realizar correcciones y asumir el coste de posibles sanciones.
La clave está en entender claramente qué tipo de ayuda es, para qué se ha concedido y en qué momento debe reconocerse contablemente. Porque no se contabiliza igual una subvención para cubrir gastos corrientes que otra destinada a financiar una inversión.
Desde Asesoría Premium, tu asesoria para empresas, queremos ayudarte en este aspecto. En el artículo de hoy vamos a ver cómo contabilizar las subvenciones de tu empresa y qué conviene revisar para no cometer errores que luego cuestan más tiempo del que parece corregir.
¿Cuándo se contabiliza una subvención?
Uno de los primeros errores suele estar aquí. Hay empresas que dan por hecho que, en cuanto se concede una ayuda o se cobra una parte, ya puede registrarse directamente como ingreso. Pero no siempre funciona así.
Antes de contabilizar una subvención hay que revisar si realmente ya puede reconocerse como tal en contabilidad y, sobre todo, si cumple las condiciones exigidas para dejar de tener carácter reintegrable.
Ese punto importa mucho más de lo que parece. Porque, según el momento en que se encuentre la subvención y las condiciones asociadas a ella, el tratamiento contable puede variar. Y claro, si se registra antes de tiempo o con un criterio incorrecto, el cierre del ejercicio deja de reflejar bien la situación de la empresa.
En este sentido, conviene no quedarse sólo con la resolución de concesión o con el ingreso bancario. Debemos evaluar los riesgos fiscales de haber imputado mal una subvención pública y fijarnos muy bien en otros puntos igualmente importantes, como la finalidad de la ayuda, el calendario de cumplimiento y el tipo de gasto o inversión al que está vinculada.
Tipos de subvenciones en contabilidad
Como hemos dicho, no todas las subvenciones se contabilizan de la misma manera. Ese es solo el punto de partida.
A grandes rasgos, lo habitual es distinguir entre subvenciones de explotación y subvenciones de capital. Tener clara la diferencia es esencial, ya que eso marca la forma en que esa ayuda va a tener impacto en la cuenta de resultados.
Subvenciones de explotación
Las subvenciones de explotación son las que se conceden para financiar gastos corrientes de la actividad o compensar determinadas pérdidas o desequilibrios de funcionamiento. En otras palabras, son ayudas vinculadas al negocio en su operativa diaria.
Dos ejemplos de este tipo de subvención son los siguientes:
- Subvenciones para fomentar la contratación
- Subvenciones para apoyar determinados costes de actividad o compensar parte de algunos gastos del ejercicio.
En estos casos, la lógica contable pasa por imputarlas como ingreso en el mismo periodo en el que se devengan los gastos que están financiando.
Subvenciones de capital
Las subvenciones de capital suelen ser aquellas que están ligadas a inversiones.
Por ejemplo:
- Compra de maquinaria
- Adquisición de equipos
- Reforma de instalaciones
- Digitalización
- Ampliación de activos
- Mejoras que van a permanecer en la empresa durante varios años.
En estos casos, no suele proceder llevar toda la subvención al resultado del ejercicio de golpe, lo que afectaría mucho a tus cuentas anuales. Lo razonable es imputarla de forma progresiva, acompasando ese reconocimiento al ritmo en que se amortiza el activo subvencionado.
Aquí es donde muchas empresas acaban cometiendo un error. Ven que entra el dinero, hacen el asiento como ingreso completo y siguen adelante. Pero cuando el activo subvencionado va a generar utilidad durante varios ejercicios, lo coherente es repartir ese efecto contable en el tiempo.
Subvenciones vinculadas a gastos concretos
Hay ayudas que, sin ser estrictamente de explotación en sentido amplio, sí están destinadas a cubrir un gasto perfectamente identificable.
En esos casos conviene afinar muy bien porque lo importante es respetar la imputación temporal correcta.
No se trata sólo de contabilizar la subvención, sino de hacerlo en el ejercicio en que corresponde. Y ahí, aunque desde fuera parezca un detalle pequeño, hay bastante diferencia entre una contabilidad ordenada y otra que va resolviendo las cosas sobre la marcha.
Te ayudamos a revisar las subvenciones de tu empresa para evitar errores
Si tu empresa ha recibido una subvención y no tienes claro cómo debe registrarse, lo sensato es revisarlo antes de cerrar el ejercicio o presentar impuestos.
En Asesoría Premium podemos ayudarte a revisar la contabilización de las subvenciones de tu empresa y a encajar su tratamiento contable para evitar fallos que luego puedan tener consecuencias negativas.
Si quieres que lo veamos contigo, ponte ahora en contacto con nuestro equipo.
