Estamos a las puertas del final de año, por lo que nos enfrentamos a un importante momento empresarial que consiste en cerrar el ejercicio actual y abrir el próximo, lo cual marcará el funcionamiento contable y fiscal del año 2019 en la organización. Por este motivo, te explicamos cuáles son los aspectos relevantes para hacer el cierre del ejercicio 2018.
Los cierres se suelen hacer a finales de año o principios del siguiente por si falta documentación como facturas recibidas, etc. Además, tienen carácter anual, de este modo, más allá de cumplir con las obligaciones contables y fiscales, también sirve para evaluar la trayectoria económica de la organización empresarial y comprobar si es correcta o es necesario realizar cambios durante el siguiente ejercicio.
Cuáles son los aspectos relevantes para hacer el cierre del ejercicio 2018
Revisión de los saldos correspondientes a las cuentas de tesorería
Tanto el saldo de las cuentas correspondientes a bancos c/c (572) como la de caja (570), deben estar perfectamente cuadradas con los saldos reales existentes, por eso hay que comprobar minuciosamente que todos los apuntes estén realizados correctamente y que no existe ningún tipo de descuadre.
Especialmente importante es no tener saldo acreedor o negativo en la cuenta de caja, ya que este hecho carece de toda lógica no solo a final del año, sino durante todo el ejercicio.
Tampoco permite el Plan General Contable (PGC) los saldos negativos en las cuentas 572, aunque económicamente esté justificado un descubierto en la cuenta, por lo que, si este hecho se produce al final del ejercicio, se deberá realizar una reclasificación a la cuenta de Deudas a corto plazo con entidades de crédito (520) por el importe que haya en negativo.
Comprobación exhaustiva de los saldos derivados de créditos, préstamos, pólizas y otros productos bancarios
Si nuestra empresa tiene contratados créditos, préstamos, pólizas, etc. con entidades financieras, es necesario verificar de forma exhaustiva que todos los movimientos estén convenientemente contabilizados y que los saldos resultantes a final de año cuadren al cien por cien. De este modo sabremos con certeza que la contabilidad de la empresa ofrece una imagen totalmente fiel de su patrimonio, como así exige la normativa.
Además, habrá de realizarse el correspondiente traspaso a corto plazo por el saldo correcto para que cuadre a la perfección en el siguiente cierre.
Realizar correctamente la dotación de las amortizaciones y revisar las acumuladas
Puesto que el inmovilizado está considerado como una inversión empresarial, todos los años hay que realizar la amortización correspondiente a la depreciación de estos elementos en el porcentaje estipulado por ley, pero en este aspecto debemos ser especialmente cuidadosos porque suelen existir diferencias entre el valor contable y el valor fiscal que deben ser tenidas en cuenta y realizar los posteriores ajustes necesarios.
Además, se debe comprobar si la amortización finaliza, o si las anteriores estaban correctamente aplicadas.
Revisar que los elementos de inmovilizado siguen en uso
En ocasiones tenemos saldos de cuentas relacionados con elementos de inmovilizado de hace muchos años que ya no existen en la empresa porque se han estropeado, se han desechado por viejos, han quedado obsoletos, etc. pero siguen apareciendo en el balance de sumas y saldos.
En este caso, sería conveniente actualizar el inventario de estos elementos y proceder a dar de baja aquellos que ya no existan en la empresa, al igual que sus cuentas asociadas.
Además, se deben comprobar todos los saldos de los elementos antiguos para verificar que siguen siendo amortizados, o por el contrario tienen que ser dados de baja definitivamente.
Revisión de los movimientos y saldos correspondientes a la cuenta corriente con socios y administradores
Esta es una cuenta que puede dar lugar a problemas respecto a la imagen que la empresa ofrece ya que, si la cuenta, en este caso la 551, ofrece un saldo deudor, es decir, que el socio ha usado dinero de la empresa, la Agencia Tributaria entiende que se trata de una retribución al socio y como tal hay que tratarla.
En cambio, si por el contrario tiene un saldo acreedor, es decir, que el socio ha puesto dinero en la empresa, aparte del capital, esto, dependiendo de las cantidades, puede mostrar dudas respecto a la liquidez y la solvencia de la organización, puesto que se trata de deudas, aunque sean a corto plazo. Además, la AEAT puede exigir que estas cantidades sean tratadas como préstamos con sus correspondientes intereses y obligaciones fiscales, o incluso donaciones si no se produce la devolución.
Revisión de saldos de cuentas de administraciones públicas
Tanto las cuentas de impuestos IRPF, IVA, IS, etc. como las correspondientes a la Seguridad Social deben estar actualizadas a fecha 31 de diciembre y los saldos pendientes que se liquidan en enero de 2019 deben cuadrar totalmente con las declaraciones que se realicen en dicho mes.
Corrección de saldos anómalos o descuadres
En ocasiones la contabilidad lleva arrastrando errores contables durante años por no conocer el origen de los apuntes, porque son saldos sin movimiento que no se regularizaron en su momento o cualquier otra causa. Este es el momento de subsanar dichos errores y que todos los saldos sean correctos.
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