Cómo evitar inspecciones por las dietas y los gastos de viajes

¿Sabes cómo evitar inspecciones por las dietas y los gastos de viajes? Veamos cómo hacer para que Trabajo, al revisar ciertos gastos de nuestra compañía, no encuentre nada que pueda suponer algún tipo de multa o pago según los conceptos encontrados. 

Es difícil que una empresa no haya tenido que verse en algún momento inmersa en una Inspección de Trabajo, pidiendo que se revisen de forma concreta ciertos gastos como los de locomoción, manutención o dietas. Y, no en pocos casos, estos conceptos han acabado siendo motivo de sanciones e incluso liquidaciones complementarias de las cotizaciones, lo que termina por ser notablemente gravoso para la economía de una empresa. 

Por eso, para evitar estas sanciones, queremos ofrecer algunas aclaraciones al respecto, ya que hay conceptos con los que todo empresario trabaja, pero no siempre tiene claro cómo aplicarlos. 

 

 

Las dietas y los gastos de viajes: ¿se consideran salario?

Dicho sea esto, vamos a seguir avanzando en la temática. ¿Se consideran las dietas y los gastos de viaje rendimientos del salario? Pues no, la respuesta es negativa. En este caso, están siendo llamados conceptos extrasalariales, por lo que nunca pueden computar, por ejemplo, para la indemnización de un despido, a no ser que haya casos en que las dietas se puedan considerar irreales, pues están encubriendo un pago de salario. 

¿Cotizan y tributan estas dietas y abonos de gastos?

Por normal general, estamos hablando de conceptos que se consideran exentos de cotización y tributación, tal y como se aclarar en el artículo 109 de la Ley General de la Seguridad Social. Así consta, a su vez, en el artículo 23 del Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de más derechos de la Seguridad Social.

Ahora bien, de la misma forma, observamos en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las personas Físicas que existen límites que, en caso de ser superados, sí obligarán a cotizar por dicho exceso, constando un desplazamiento real del trabajador en tal caso. 

Los límites establecidos por la ley 

El artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Física establece una serie de límites. Vamos a conocerlos. 

Gastos de locomoción 

Siempre que se use transporte público estará exento el importe del gasto que esté justificado mediante documento como factura o equivalente. En el caso del vehículo, será la cantidad resultante del cómputo de 0,19 euros por km que se recorre, sumando gastos de aparcamiento y peaje justificado. 

Gastos de manutención 

Veamos qué se ha de tener en cuenta: 

1. Pernocta en municipio ajeno al lugar de trabajo, por lo que quedan exentos 53,34 euros diarios en el país propio y 91,35 euros en el extranjero. 
2. Si no hay pernocta en municipio ajeno, quedan exentos 26,67 euros en España y 48,08 en país exterior. 

Gastos de estancia

En lo que se refiere a estancia, la totalidad queda exenta siempre que se justifique. 

Excesos

Dicho esto, por lo que las cantidades que excedan los límites que se establecen tributan y a su vez cotizan. Y es que los hay especiales para personal de vuelo, para relaciones laborales diferentes, para conductores de transporte de mercancías, etc.

Dietas para reconocer mejor salario

No puedes ofrecer dietas para reconocer salario mayor, aunque estén parcialmente exentas de cotización y tributación. Si se hace así, se pierde la naturaleza de dieta, por lo que se considera salario y cotiza en su totalidad. 

Pagar dietas a trabajadores por obra o servicio

Sí que puedes, siempre que hagan desplazamientos temporales para prestar los servicios en lugares que no sean habituales.

Llevar el control de conceptos ante la Inspección 

De hecho, debes llevar el control de estos conceptos para estar preparado ante una posible Inspección. Para ello, considera estos elementos: 

1. Revisión de cuantías: es decir, las cuantías según convenio colectivo y normativa de la empresa. Si hay exceso, hay que cuidar la cotización y tributación.
2. Si hay exceso, pediremos a los trabajadores todos los justificantes de los gastos incluidos. 
3. Conservaremos de forma ordenada toda la información, desde nóminas a notas de viajes, gastos y justificantes, elementos que guardaremos durante cuatro años al menos. 

Con estas premisas puedes evitar inspecciones por las dietas y los gastos de viajes y, si sucedieran, tendrías la tranquilidad de haberlo hecho todo de forma correcta.

Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nuestros expertos de la asesoría en Murcia para que podamos darte las claves y, si así lo necesitas, también el servicio.